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Heldenstorys

Fallbeispiele sind eine gute Möglichkeit, Einblicke in unsere realen Projekte zu geben – weg von theoretischen Leistungsbeschreibungen.
Sie zeigen nicht nur, was und wie wir unsere Leistungen erbringen, sondern in welchen Situationen der Kunde und sein Unternehmen steckt und  welche Herausforderungen zu bewältigen sind.

Da uns die Privatsphäre und Internas unserer Kunden äußerst wichtig sind, erzählen wir Ihnen nachfolgend ein paar reale Situationen der Alltagshelden in fiktiven Fallbeispielen.

Heldenstorys prozesspunktnull

Unsere Alltagshelden

Sie alle haben das gleiche Ziel: die Abenteuer in ihrem Berufsleben heldenhaft zu meistern!

prozesspunktnull Held Thorsten RaberInhaber und Gründer, 36 Jahre, ist voll auf Wachstumskurs
prozesspunktnull Held Klaus SchmelzerIT-Leiter, 45 Jahre, möchte gerne Prozesse automatisieren
prozesspunktnull Held Wolfgang SchmidtNiederlassungsleiter, 48 Jahre, muss dringend bessere Zahlen liefern
prozesspunktnull Heldin Stefanie SchreinerUnternehmerin, 46 Jahre, braucht Macher

Thorsten Raber

Inhaber und Gründer, 36 Jahre,

ist voll auf Wachstumskurs

Am Anfang war als Selbständiger noch alles recht einfach. Auch die ersten ein, zwei Mitarbeiter haben Thorsten nicht wirklich vor große Herausforderungen gestellt. Aber je weiter sein Unternehmen wächst, umso mehr merkt er, dass sich die Dinge geändert haben.

Wo er vorher Dinge einfach aus dem Bauch heraus erledigt hat, braucht er jetzt Standards, die er einfach wiederholen kann. Tätigkeiten, die er gar nicht berücksichtigen musste, sind auf einmal sehr wichtig. Leider hat Thorsten keine Ahnung, wie er diese am besten erledigen soll. Neue Mitarbeiter anlernen kostet viel Zeit. Danach wird es immer schwerer, diese zu kontrollieren. Und wenn was ist, stehen alle in seinem Büro, und er muss sich kümmern. Irgendwie weiß keiner richtig, was er zu tun hat. Und das Zusammenspiel funktioniert auch nicht, weil sich keiner seiner Verantwortung im klaren ist.

So hatte Thorsten sich das nicht vorgestellt. Immer öfters beleiben seine wichtigen Unternehmeraufgaben liegen, der Stress steigt und die Motivation bei allen Beteiligten sinkt. Langsam kommen die ersten Ängste, ob das wirklich alles gut gehen kann.

Dann kommt Thorsten zu prozesspunktnull. Nach einer kurzen Analyse beschließen sie zusammen, für Thorsten im ersten Schritt einen Überblick über die Unternehmensabläufe, Zusammenhänge und Verantwortlichkeiten zu erstellen. Dieser soll allen dazu dienen, sich über ihre Aufgaben, Verantwortlichkeiten und die Wechselwirkungen mit den anderen Mitarbeitern bewusst zu machen.

Um diese Unternehmensabläufe zu gestalten, führen die Managementberater von prozesspunktnull zunächst ein Interview mit Thorsten, in dem seine Ziele erfasst werden. Darauf basierend wird ein Konzept entwickelt, wie die Struktur und Abläufe gestaltet werden soll. Anschließend werden in kurzen Workshopterminen diese Abläufe erfasst und in Form gebracht. Das Gute für Thorsten und seine Mitarbeiter ist, dass diese Tätigkeiten schnell die ersten Früchte tragen und kaum vom Tagesgeschäft ablenken.

Schon nach kurzer Zeit ist das komplette Ergebnis verfügbar und veröffentlicht. Nun weiß jeder, was wann zu tun ist. Seitdem hat Thorsten sehr viel mehr Zeit, sich um seine Unternehmeraufgaben zu kümmern. Die Anzahl der Rückfragen hat drastisch abgenommen. Auch neue Mitarbeiter können schnell ins Unternehmen integriert werden. Ein gutes Stück Last ist von Thorstens Schulter genommen.

Klaus Schmelzer

IT-Leiter, 45 Jahre, möchte gerne Prozesse automatisieren

Klaus Schmelzer ist IT- / Prozessverantwortlicher in einem mittelständischen Unternehmen. Er ist innovativ und hat sich schon immer für Neues interessiert. Permanente Weiterentwicklung gehört genauso zu seinen Zielen wie eine klare Organisation und Regeln.

Klaus Schmelzer versucht immer wieder mit Ideen, Verbesserungsvorschlägen und Innovationen dazu beizutragen, dass die Unternehmensziele erreicht werden. Er weiß, wie wichtig solche Veränderungen sind. Leider hat er nicht immer Erfolg, da es ihm oft nicht gelingt, das entsprechende Verständnis beim Management und den anderen Beteiligten zu schaffen und sie von seinen Vorhaben zu überzeugen.

Auch die Initiativen, die umgesetzt worden sind, laufen nicht so erfolgreich. Da sind z.B. das Warenwirtschaftssystem und das Tool zur Verwaltung und Dokumentation der Prozesse. Beide sollten dabei unterstützen, die Abläufe im Unternehmen zu verbessern und die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit zu entlasten. Anfänglich im Projekt mit großer Begeisterung eingeführt, lässt nun die Mitarbeit aller Beteiligten zu wünschen übrig. Die dokumentierten Abläufe sind unvollständig oder veraltet und nicht mehr brauchbar, um danach zu arbeiten und weitere Entwicklungen voranzutreiben. Auch die QM-Verantwortlichen, von denen Klaus Schmelzer sich anfänglich Unterstützung im Bereich der Prozesse erhofft hat, sind zu sehr mit ihrer eigenen Arbeit beschäftigt.

Und die Fachbereiche? Die wollen immer nur etwas in den Tools verändert und verbessert haben. Eine aktive Mitarbeit findet jedoch meist nicht statt, da alle im Tagesgeschäft gebunden sind. In vielen Fällen wissen Sie auch gar nicht genau, was sie denn überhaupt wollen. Solche unklaren Anforderungen führen immer wieder zu Missverständnissen und Fehlern. Da würde sich Klaus Schmelzer auch mal mehr Rückhalt aus dem Management wünschen. Irgendwie fühlt er sich, als wenn alle immer nur mit dem Finger auf ihn zeigen und ihm die Schuld für alles geben. Und der Druck wird immer größer, weil das Management natürlich Ergebnisse sehen will.

Was läuft da nur schief?

Klaus Schmelzer hat sich entschieden mit prozesspunktnull zusammenzuarbeiten, um ein Konzept zu entwickeln, welches die bestmögliche Weiterentwicklung des Unternehmens sicherstellt und alle Beteiligten mitnimmt.

Im ersten Schritt wird das Vorhaben durch prozesspunktnull klar an Management und die betroffenen Fachbereiche kommuniziert. Durch ein gemeinsames Verständnis und Commitment wird die Basis geschaffen, die gesetzten Ziele zu erreichen.

Im nächsten Schritt analysiert prozesspunktnull die aktuelle Situation und erarbeitet einen Konzeptvorschlag. Dabei nimmt prozesspunktnull immer wieder alle Beteiligten mit und stimmt die Ergebnisse ab. Als Dolmetscher sorgen Sie dafür, dass alle die gleiche Richtung marschieren. Das abgestimmte Konzept wird anschließend in Form eines Handbuchs überreicht. Dies ist die Grundlage für die einzelnen Abläufe, die gemeinsame Zusammenarbeit und alle weiteren Entwicklungen im Unternehmen.

Klaus Schmelzer ist zufrieden. Endlich hat er eine funktionierende Basis, um das Unternehmen weiter voran zu bringen. Jeder weiß, was wann wie zu tun ist. Das Zusammenspiel zwischen den Beteiligten läuft reibungslos. Alle marschieren in die gleiche Richtung. Unnötige Fehler und Kosten werden vermieden. Und nicht nur das: auch Management und Fachbereiche verstehen jetzt, warum ein gemeinsames Verständnis und die Mitarbeit aller so wichtig ist. Davon profitiert nicht nur jeder selbst, sondern vor allem das gesamte Unternehmen!

Wolfgang Schmidt

Niederlassungsleiter, 48 Jahre, muss dringend bessere Zahlen liefern

Der Start in der neuen Position als Niederlassungsleiter in der neuen Firma hätte für Wolfgang kaum schlechter laufen können. Kurz nach seinem Beginn werden die Vorjahreszahlen bekannt, und die sind wahrlich nicht berauschend. Da interessiert es den Vorgesetzten auch nicht, dass Wolfgang erst seit kurzem da ist und eigentlich gar nichts für diese Zahlen kann. Der Vorgesetze lässt seinen Ärger an Wolfgang aus und setzt ihn erstmal unter Druck: die Zahlen müssen besser werden, und zwar schnell!

Also analysiert Wolfgang erstmal die aktuelle Situation in der Niederlassung. Schnell stellt er fest: Die Fertigung läuft eigentlich einwandfrei. Die Maschinen sind bis an ihre Grenzen ausgelastet. Da ist auf die Schnelle nicht mehr rauszuholen. Aber irgendwie scheint ihm, dass es beim An- und Abtransport der Fertigungsteile in die Produktion nicht ganz so rund läuft.

Also schaut er sich die Prozesse dort mal an. Kurze Gespräche und Beobachtungen, ein paar Skizzen. Ja, da könnte Potential liegen. Aber richtig wo und wie was zu tun ist, das kann er nicht sagen. Und mit einer einfachen Skizze und einfachen Skizze und ein paar Ideen braucht er gar nicht zu seinem Vorgesetzten gehen. Der hat hierfür kein Verständnis und braucht harte Fakten.

Was also tun? Keine konkreten Vorschläge, dazu noch genug andere Baustellen im Tagesgeschäft, um die er sich kümmern muss. Wolfgang beschließt, dass er externes Know-How und Ressourcen benötigt.

Wolfgang wendet sich an prozesspunktnull. Nach einem ersten Gespräch ist das Ziel schnell klar: Wareneingangs-, Lager- und Warenausgangsprozesse sollen optimiert, im besten Fall sogar automatisiert werden. Die oberste Priorität liegt zunächst im Wareneingang. Hierzu soll ein Vorschlag erarbeitet werden, der dann vom Management beschlossen wird.

Um auch dem Management die notwendigen Einblicke und das richtige Verständnis zu ermöglichen, wurden zunächst die Prozesse Top-Down dargestellt. Startpunkt waren dabei die Kernprozesse inklusive der vorhandenen Schnittstellenprozesse. Von dort aus wurden die Ist-Prozesse zunächst Schritt für Schritt bis auf die Arbeitsebene detailliert. Auf dieser Ebene waren alle erforderlichen Informationen abgebildet: Tätigkeiten, Beteiligte Mitarbeiter, Hilfsmittel und IT, sowie die jeweiligen Schnittstellenprozesse und In- & Outputs.

Auf dieser Basis war es nun möglich, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Gemeinsam hat man verschiedene Szenarien durchgespielt und genau geprüft, welche Veränderungen sinnvoll sind. Hauptaugenmerk lag auf der Automatisierung der Geschäftsprozesse. Hier konnte man einige Stellen identifizieren, wo durch Einsatz vorhandener Tools und neuer Technologien fast der komplette Wareneingangsprozess automatisiert werden kann, von der Anmeldung der LKW an der Pforte bis zu zur Zwischenlagerung.

Am Ende wurden verschiedene Maßnahmen definiert, wie dieser Zielprozess erreicht werden kann. Alle Anforderungen wurden zusammengetragen. Durch einfach Prozessmodelle konnte ein einheitliches Verständnis aller Beteiligten geschaffen werden. Und Wolfgang konnte seinem Vorgesetzten eine Lösung vorstellen, die Hand und Fuß hatte. Und am Ende zur Umsetzung freigegeben worden ist.

Stefanie Schreiner

Unternehmerin, 46 Jahre, braucht Macher

Stefanie ist schon seit längerer Zeit Unternehmerin, und das auch recht erfolgreich. Stefanie weiß aber genau, dass Erfolg nicht garantiert ist und man immer am Ball bleiben muss.

Aus diesem Grund lässt sich Stefanie regelmäßig darüber beraten, was denn gerade so up-to-date ist, was es an Trends gibt, und welche Tools und Systeme man heutzutage so in den Unternehmen benutzt. Immer wieder beauftragt sie auch externe, um ein paar dieser Dinge für ihr Unternehmen zu nutzen. Der Wettbewerb schläft nicht, und sie möchte sicher und kontrolliert in die Zukunft blicken.

Leider macht Stefanie regelmäßig schlechte Erfahrungen:

  • geplante Veränderungen liefern Ergebnisse, die so nicht gewünscht waren
  • Vorhaben scheitern, bevor sie zu Ende gebracht worden sind
  • geplante Optimierungsmaßnahmen werden nie umgesetzt, da sie im Tagesgeschäft untergehen

Am Ende stehe immer viele Worte, aber wenig wirkliche Taten. Das muss sich ändern!

Stefanie Schreiner nimmt Kontakt zu prozesspunktnull auf. Ihr Ziel ist schnell formuliert: sie will, dass geplante und neue Maßnahmen wirklich wirklich umgesetzt werden, und zwar regelmäßig und nachhaltig.

Nach einem ersten Kennenlernen entschließt sich Stefanie für das Prozessmanagement-Abo von prozesspunktnull. Nach einer Bestandsaufnahme findet ein erster Kick-Off statt. Dort werden für die nächsten 3 Monate die geplanten Maßnahmen besprochen und priorisiert. Für alle Aufgaben werden Verantwortliche festgelegt. Alles wird in einer Roadmap dokumentiert. Da bei Stefanie gerade Hochsaison ist, werden die meisten der Aufgaben von prozesspunktnull übernommen. Später möchte Stefanie das aber ändern, mehr und mehr Aufgaben selbst übernehmen. Dazu sollen ihre Mitarbeiter Schritt für Schritt von prozesspunktnull qualifiziert werden.

Nach der Planung geht es auch direkt ans Werk. prozesspunktnull übernimmt die eigenen Aufgaben und koordiniert und kontrolliert die Tätigkeiten, die von Stefanies Personal ausgeführt werden. Monatlich bekommt Stefanie einen Statusbericht. Dort kann sie genau erkennen, wie der Fortschritt ist, wo es gut läuft und wo es noch hapert.

Nach den 3 Monaten folgt das nächste Planungsmeeting. Ein Großteil der geplanten Aktivitäten sind erfolgreich erledigt worden. Zusätzlich zu den noch offenen Maßnahmen erhält Stefanie ein paar Handlungsempfehlungen von prozesspunktnull, die während der verschiedenen Tätigkeiten analysiert werden konnten. Zusätzlich erhält Stefanie ein paar Informationen zu aktuellen Trends, die vielleicht auch für sie interessant sein können. Stefanie plant ein paar der Ideen für die nächsten 3 Monate ein. Dieses mal will sie schon mehr Aktivitäten übernehmen. prozesspunktnull soll dafür die Qualitäts- und Erfolgskontrolle durchführen.

Stefanie ist zufrieden. Endlich werden die Dinge auch umgesetzt. Und das, während sie sich auf ihre Unternehmeraufgaben kümmert und nicht permanent kontrollieren und antreiben muss.

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