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Prozessmanagement - warum brauche ich das überhaupt?

Ob beim Zähneputzen, Auto fahren oder Essen zubereiten: Abläufe bestimmen unser ganzes Leben, ob wir wollen oder nicht.

In Unternehmen gibt es zahlreiche Prozesse, die darauf ausgerichtet sind, die Unternehmensziele zu erreichen. Prozessmanagement hilft den Unternehmen dabei, Ihre Abläufe so zu gestalten und zu organisieren, dass diese bestmöglich ablaufen. Wie bei einem Uhrwerk, bei dem alle Rädchen reibungslos zusammenlaufen.

Prozessmanagement prozesspunktnull

Typische Situationen in einem Unternehmen

So ist es oft…
…und so könnte es sein

Der Chef ist der, der alles weiß. Und oft auch der, der alles macht. Kommen neue Leute hinzu, steht dauernd jemand mit Fragen in der Tür. Kommen noch mehr Leute dazu, weiß irgendwann keiner mehr, was gerade wo läuft.

Jeder weiß, was wann wie zu tun ist und wer dafür verantwortlich ist. So kann sich jeder auf seine Aufgaben konzentrieren ohne ständig gestört zu werden. Neue Mitarbeiter können einfach in das Tagesgeschäft integriert werden.

Es gibt keine standardisierten Prozesse. Jeder erfüllt seine Aufgaben nach bestem Wissen. Das führt zu unterschiedlichen Ergebnissen und Qualitäten. Eine Übergabe von Aufgaben an andere oder neue Mitarbeiter führt zu Schwierigkeiten.

Wo es Sinn macht, werden Abläufe standardisiert und beschrieben, so dass immer eine gleiches Ergebnis erzielt wird. Aufgaben übergeben ist mühelos möglich.

Das Wissen steckt in den Köpfen. Wichtige Details und Zusammenhänge bleiben verborgen oder gehen sogar verloren, wenn Mitarbeiter wechseln.

Eine vollständige Dokumentation sichert das Wissen und sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen jederzeit transparent sind.

Einzelne Abläufe werden optimiert. Dennoch funktioniert das Gesamtsystem nicht richtig.

Prozessmanagement stellt sowohl einzelne Prozesse als auch deren Zusammenhänge und Wechselwirkungen dar. Dreht man an einem Rädchen, erkennt man direkt die Auswirkungen an allen anderen Stellen im Unternehmen.

So hilft Prozessmanagement

Das richtige Prozessmanagementkonzept stellt Ihnen alles notwendige zur Verfügung, damit Sie ihr Abläufe optimal gestalten, organisieren und verwalten können. Es beschäftigt sich vor allem mit der Identifikation, Organisation, Dokumentation, Kontrolle und Steuerung, Verwaltung und Verbesserung von Geschäftsprozessen.

Was dies im einzelnen bedeutet und wie Sie davon profitieren? Hier in paar ausgewählte Beispiele:

Unternehmensziele

Die richtigen Maßnahmen
Was nutzt die beste Kettensäge, wenn Sie Bäume im falschen Wald fällen? Prozessmanagement sorgt nicht nur dafür, dass Sie die Dinge richtig tun (Effizienz), sondern auch, dass Sie die richtigen Dinge tun (Effektivität).

Ordnung & Struktur

Der rote Faden für Ihr Unternehmen
Egal was Sie tun, das Prozessmanagement gibt Ihnen Orientierung, wie es tun ist und was zu beachten ist. Klare Standards und Konventionen sorgen für Homogenität in den Abläufen und ein stabiles Unternehmen.

Tools & Methoden

Die richtigen Werkzeuge
Mit einem Schlachterbeil wird kein Chirurg erfolgreich arbeiten können. Und der Metzger nicht mit dem Skalpell. Prozessmanagement legt für alle Aufgaben die Werkzeuge fest, mit denen Sie optimale Ergebnisse erzielen.

Klare Verantwortlichkeiten

Die Antwort auf das „Wer“
Prozessmanagement sorgt für Aufgaben mit klaren Verantwortlichkeiten. Dies erspart zum einen die Suche nach „dem richtigen Mann“. Zum anderen ist es die Basis, um Aufgaben überhaupt delegieren zu können und den notwendigen Freiraum zu schaffen.

Einheitliche Abläufe

Die Antwort auf das „Wie“
Nicht jeder, wie er will! Prozessmanagement regelt, wie Abläufe beschrieben werden, damit jeder weiß, wie etwas zu tun ist. Die passende Dokumentation führt zu einheitlichen Abläufen und gesichertem Wissen.

Perfektes Zusammenspiel

Gemeinsam das Ziel erreichen
Für ein erfolgreiches Unternehmen ist es wie bei einem Staffellauf: Es ist nicht nur wichtig, dass einzelne schnell rennen, sondern auch, dass der Stab zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Läufer übergeben wird. Prozessmanagement sorgt dafür, dass genau diese Stellen sauber definiert sind und reibungslos ineinander übergehen.

Optimale Prozessgestaltung

Jeder Stein steht richtig
Wenn beim Domino nicht alle Steine richtig stehen, wird das Ziel niemals ohne Eingriffe erreicht. Prozessmanagement gibt Ihnen eine Anleitung, wie Sie Ihre Prozesse gestalten müssen, damit Ihre Ziele und der unternehmerische Erfolg sicher erreicht werden.

Ganzheitliche Betrachtung

Das große Ganze berücksichtigen
Manche Dinge wirken einzeln betrachtet richtig und gut, sind aber im Gesamtzusammenhang doch nicht so das Gelbe vom Ei. Prozessmanagement hilft dabei, die Aktivitäten im Unternehmen ganzheitlich zu betrachten und zu bewerten.

Transparenz über alle Bereiche

Übersicht in allen Bereichen
Der Geschäftsführer benötigt andere Informationen als der Facharbeiter. Prozessmanagement liefert Ihnen den Bauplan zu Ihrem Unternehme und sorgt dafür, dass jedem die passende Sicht zur Verfügung steht. Dazu gehört auch eine vollständige Dokumentation.

Langfristige Qualität

Qualität jederzeit sicherstellen
Prozesse sind wie Pflanzen: werden Sie nicht regelmäßig gegossen und gepflegt, verwelken Sie und man hat keinen Spaß daran. Prozessmanagement sorgt durch entsprechende Maßnahmen für eine gleichbleibende und langanhaltende Qualität, bei allem was Sie tun.

Kontrolle und Steuerung

Die richtigen Entscheidungen treffen
Nie die Kontrolle verlieren. Prozessmanagement unterstützt dabei, die Effektivität und Effizienz Ihrer Aktivitäten zu prüfen, zu bewerten und die richtigen Maßnahmen daraus abzuleiten.

Weiterentwicklung und Verbesserung

Immer ein bisschen besser
Stillstand bedeutet Rückschritt. Prozessmanagement bildet die Basis für kontinuierlich Verbesserung und Weiterentwicklung.

Flexibilität und Unabhängigkeit

Schnell Agieren und Reagieren
Trends und Herausforderungen kommen immer schneller. Prozessmanagement sorgt dafür, dass sie schnell agieren und reagieren können, egal was auf Sie zukommt.

Fundament

Basis für eigentlich alles
Alles dreht sich um Abläufe. Prozesse und Prozessmanagement bilden die Basis, auch für andere Managementmethoden, wie z.B. das Qualitätsmanagement.

Einfachheit

Keep it simple – immer!
Manches ist wirklich kompliziert. Manches wird aber auch unnötig kompliziert gemacht. Prozessmanagement unterstützt Sie dabei, Ihre Abläufe simpel zu halten und die Komplexität zu reduzieren.

„Was nicht dokumentiert ist, ist auch kein Prozess“

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